Undvik att anbud i offentlig upphandling förkastas p.g.a. formaliafel som enkelt kan undvikas

I förfrågningsunderlag finns det regelmässigt krav som är mer formella till sin karaktär. Exempelvis ställs krav på att anbud skall ha viss form, vara märkta på visst sätt samt behörigt undertecknade. Fokus för anbudsgivaren är naturligtvis oftast mer inriktat på mer komplexa kravställningar i förfrågningsunderlaget då dessa kräver en betydligt mer omfattande insats i form av energi och tid. Detta riskerar medföra att formella krav (ibland kallade ”Administrativa bestämmelser”) förbises vilket i sin tur leder till bristande kravuppfyllnad samt att anbudet förkastas.

Att anbudet blir förkastat p.g.a. att det inte uppfyller formella krav medför förstås frustation för anbudsskrivaren och det anbudsgivande företaget. Ofta förkastas anbud helt i onödan. Därtill blir det anbudsgivande företagets kostnader för anbudsarbetet en utgift som inte går att återvinna på kort sikt, i varje fall inom ramen för den aktuella upphandlingen.

Det finns dock metoder för att minimera risken att anbudet blir förkastat p.g.a. formella brister. En lösning är att det anbudsgivande företaget avsätter extra tid för anbudsarbetet redan i samband med upprättandet av tidsplan och projektgrupp för den aktuella upphandlingen. Extra tid medför förstås extra kostnad ur administrativ synvinkel för anbudsgivaren, dock en kostnad som får bättre möjligheter att täckas i form av att ett mer omfattande arbete avseende kvalitetsgranskning kan förväntas ge större chanser att vinna upphandlingen ifråga. Extra tid för anbudsarbetet medför i slutändan att anbudsskrivaren ges möjligheten att metodiskt gå igenom det aktuella förfrågningsunderlaget krav för krav för att säkerställa kravuppfyllnad. På lång sikt medför denna extra omsorg om detaljerna en högre win-rate i anbudslämnandet och därmed också förbättrad kostnadstäckning för anbudsarbetet som helhet.

Läs mer: Tips för anbudsgivare i offentlig upphandling

Läs fler artiklar och nyheter

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close