Avtalsförvaltning som ger avtalstrohet

Syftet bakom strukturerad avtalsförvaltning

En strukturerad avtalsförvaltning (avtalshantering) är en naturlig del av det administrativa arbetet både vid företag, organisationer och myndigheter. Avtalsförvaltningens systematik kan se olika ut beroende på vilken typ av avtal som är frekventa i verksamheten och vilken typ av datoriserat stöd man använder för sin avtalshantering.

Oavsett formerna för hanteringen av avtal ligger dock ofta målsättningarna att maximera avtalstrohet samt att säkerställa att avtalsreglerade rättigheter tas tillvara och att avtalsreglerade skyldigheter iakttages.

Så säkerställer du en effektiv och säker avtalsförvaltning

Undvik obehörig tillgång till avtal. Hantering av avtal i pappersformat  medför vissa risker. Avtal i pappersformat riskerar komma i felaktiga händer eller försvinna. För undvikande av detta bör avtal i fysisk form hållas inlåsta i ett utrymme där endast behöriga människor kan komma åt dessa och istället bör elektroniska versioner finnas tillgängliga och användas i den dagliga avtalshanteringen. Fördelen med elektroniska avtalsversioner är att tillgången till dessa kan begränsas utifrån på förhand bestämda parametrar samtidigt som avtalsoriginalen förvaras tryggt.

Avtalsbevakning ger full kontroll. Ytterligare en fördel med datoriserad avtalshantering är att avtalsreglerade skyldigheter och rättigheter som är förbundna med tidsbegränsningar (exempelvis förlängningsoptioner, uppsägning m.m.) kan bevakas genom elektroniska påminnelser. Vissa åtgärder i avtal skall vidtas i tid för att inte avtalspart skall gå förlustig sin rätt eller för att avtalspart inte skall missa att uppfylla sina skyldigheter. Att använda sig av ett datoriserat system för avtalshanteringen minskar risken för att göra sig skyldig till avtalsbrott p.g.a. misstag eller försummelse.

Sökbarhet är en tredje fördel med datoriserad avtalsförvaltning. Att ha ett sökbart avtalsregister (och att kunna söka i avtalstext) är av vikt för att snabbt finna relevant avtalsinformation. Ofta uppkommer frågeställningar kring ingångna avtal hastigt, det kan gälla alltifrån frågor kring avtalstid och omfattningen av avtalet till frågor om avtalstolkning och tvisthantering. För att minska den risk som kan uppstå i de fall där efterfrågad avtalsinformation kan vara svårtillgänglig är en strukturerad avtalshantering med sökbarhet lösningen.

Avtalsuppföljning är centralt. En viktig del av avtalsförvaltningen är uppföljningen av avtalen. Uppföljningen bör ske systematiskt för att slutsatser skall kunna skapas och för att statistik skall bli rättvisande. Avtalsuppföljningen svarar också på frågor om huruvida avtalsparterna fullföljt sina avtalsreglerade skyldigheter vilket är av vikt vid mätning av avtalstrohet.

Sammanfattning

En proaktiv avtalsförvaltare kan säkerställa en effektiv och säker avtalshantering i verksamheten på flera olika sätt vilket framgår av ovanstående framställning. För att säkerställa en säker och genomtänkt struktur för avtalsförvaltningen bör rutiner och riktlinjer för avtalsförvaltning skapas. Rutinerna och riktlinjerna bör vara väl anpassade till den aktuella verksamhetens utmaningar och dess verksamhetsspecifika behov. I slutändan handlar det om att öka avtalstroheten genom att finna en lämplig metod för avtalshanteringen, ha en god uppföljning av aktuella avtal samt att minska onödigt risktagande som på förhand hade kunnat undvikas.

Läs fler artiklar och nyheter

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close