Optimering av anbudsprocesser

Ett kontinuerligt förbättringsarbete ger bästa tänkbara resultat

Det som avses med anbudsprocess i denna artikel är den struktur och den systematik varmed ett anbudsarbete bedrivs hos en anbudsgivare. Anbudsprocesser kan förstås se mycket olika ut beroende på anbudsgivarens verksamhetsinriktning och resurser samt om anbudsgivaren huvudsakligen lämnar anbud inom ramen för offentliga upphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar eller om anbudsgivaren huvudsakligen lämnar anbud gentemot företag. I den fortsatta framställningen görs ingen närmare åtskillnad mellan anbudsprocesser vad avser vem som är anbudsmottagare utan optimering av anbudsprocesser behandlas ur ett generellt tillämpligt perspektiv.

Med optimering av anbudsprocesser avses åtgärder som på olika sätt effektiviserar och förbättrar anbudsarbetet. Effektiviseringar kan se ut på många sätt och avse både det rent operativa arbetet men också det strategiska. Som övergripande målsättning i arbetet ligger dock ofta en önskan om att öka konverteringsfrekvensen för anbud och om möjligt reducera kostnader för anbudsförfarandet. En lämplig startpunkt vid optimering av en anbudsprocess är att, som vid arbete med andra typer av processer, analysera nuläget hos anbudsgivaren. Hur ser anbudsprocessen ut? Vilka rutiner och riktlinjer finns för anbudsarbetet? Hur sker kvalitetsgranskning av anbud? Vilka personalresurser deltar i anbudsarbetet? Vilka tekniska hjälpmedel finns, exempelvis datorprogram? Hur sker kunskaps- och erfarenhetsåtervinning? Man lägger en solid grund för optimering och vidareutveckling av en anbudsprocess genom att lägga mycket tid och energi på att identifiera exakt hur anbudsarbetet fungerar (eller inte fungerar)  i nuläget.

Efter ett grundligt förarbete och analys skapas en struktur för hur det fortsatta optimeringsarbetet skall bedrivas. Därtill, som en positiv bieffekt av nulägesanalysen, tydliggörs vilka delprocesser inom anbudsarbetet som särskilt behöver prioriteras. När all erforderlig information om anbudsprocessen finns tillhanda bör man avslutningsvis genomföra en riskanalys. Riskanalysen är viktig eftersom slutresultatet av denna bestämmer vilken delprocess som bör optimeras i första hand samt att analysen i övrigt avgör i vilken ordning de olika identifierade förbättringspunkterna skall betas av.

Beroende på anbudsgivarens personalresurser och deras kunskaps- och erfarenhetsnivå bestäms om optimeringsarbetet skall bedrivas i egen regi eller genom anlitande av externa konsulter. Under arbetets gång och framförallt när ”optimeringsrundan” är avslutat bör regelbundna utvärderingar och mätningar ske avseende hur den ”nya” anbudsprocessen fungerar och dess effektivitet. Och ja, den uppmärksamme läsaren gissar rätt, denna uppföljning leder till ny information som kan användas för att ytterligare optimera anbudsarbetet i framtiden. Förhoppningsvis, över tid, och genom kontinuerligt arbete ökas konverteringsfrekvensen för anbudsgivarens anbud samtidigt som kostnadsbesparingar uppstår i anbudsarbetet.

Läs mer: Efterarbetet- analys av vinnande och förlorande anbud

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close