Företagsdokumentation

Skriftliga sammanställningar som sparar tid vid anbudsgivning

I god tid inför deltagande i en offentlig upphandling eller annan anbudsprocess finns det mycket att tänka på för en anbudsgivare. Detta gäller inte minst när det gäller sammanställning av anbudsgivarens egna företagsdokumentation. Tiden att lämna anbud uppfattas ofta som kort vilket motiverar att genomföra goda förberedelser redan innan deltagande i specifik anbudsprocess och innan anbudsskrivning påbörjas avseende en konkret anbudsförfrågan.



Förbered företagsdokumentationen för att spara tid i samband med anbudsgivning.


I de flesta anbudsprocesser ställs regelmässigt krav på att anbudsgivare skall presentera skriftlig företagsdokumentation i olika former. Kraven kan avse anbudsgivaren själv (företaget) eller anbudsgivarens personal. Kraven på förevisande av viss dokumentation kan avse handlingar såsom exempelvis registreringsbevis, årsredovisningar och försäkringar varför dessa dokument bör finnas lätt tillgängliga för anbudsgivaren samt vara i ett komplett skick. Anbudsgivarens företagsdokumentation bör dessutom inkludera skriftliga sammanställningar av anbudsgivarens personalresurser i form av CV:n och eventuella utbildningsbetyg, referenser och annan liknande dokumentation som ofta efterfrågas i anbudsförfrågningar.

De anbudsgivare som redan har sammanställt den information som regelmässigt efterfrågas vid offentliga upphandlingar eller i anbudsprocesser mot privat sektor sparar tid när det är aktuellt att skriva ett specifikt anbud. Den insparade tiden kan med fördel omfördelas till mer tidskrävande frågor kring den aktuella anbudsförfrågningen som måste prioriteras och som, i slutändan, vid anbudsutvärderingen kan visa sig vara utslagsgivande. Vid behov kan den av leverantören i förväg sammanställda företagsdokumentationen modifieras och ändras för att anpassas till den aktuella anbudsförfrågningens krav.

Även andra skriftliga sammanställningar än de ovan uppräknade är bra att ha nära tillhands. Anbudsgivaren bör ordna så att denne förfogar över information som belyser anbudsgivarens verksamhet och resurser ur en mängd perspektiv. Vilken dokumentation som bör förberedas beror på anbudsgivarens verksamhetsområde och vilken typ av anbudsprocesser som är mest frekventa för anbudsgivaren. Med fördel kan anbudsgivare sammanställa en enkel lista innehållande den företagsdokumentation som finns tillgänglig, vilken dokumentation som bör ändras samt den dokumentation som anbudsgivaren bör anskaffa.

Läs mer:

search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close